「Microsoft Teamsでオンライン研修」 「Microsoft Teamsでオンライン研修」という内容で、シリーズで記事を掲載しています。 目次「Microsoft Teamsでオンライン研修」 第一回 Teamsでオンライン研修はできるのか 第二回 Teamsでブレイクアウトルームを再現する（運営側の準備） グループワークなど体験型の研修はオンライン化が難しいと考えられていますが、Web会議システムの機能をうまく活用すれば可能です。本稿ではZoomをはじめとするグループワークに適したWeb会議システムの特徴や、研修を円滑に運営するための注意点をご紹介します。 おすすめ記事このように感じている講師の方、教育担当の方は多いのではないでしょうか。4月から5月にかけては、例年であれば新人研修など多くの研修が実施される時期です。ところが、今年は新型コロナウイルスの影響で集合研修が実施できず、多くの企業が予定の変更を余儀なくされています。すでに集合研修をオンライン研修に切り替え、ZoomなどのWeb会議システムで講義を配信している企業も多いようです。マーサージャパンの調査ただ、カレイドソリューションズ株式会社が実施した新入社員研修についての調査この調査によると、講義型研修を「新型コロナウイルスによる取り止め」「延期」したと回答した会社はそれぞれ13％、11.1％、「ウェブセミナー（在宅）」や「e-learning/マイクロラーニング」で代替したと回答した会社はそれぞれ約30％となっています。この数字はマーサージャパンのオンライン切り替えが27％という数字と近いので、双方とも、オンライン化の実情をある程度示していると言えそうです。次に、体験型の研修について見てみましょう。「新型コロナウイルスによる取り止め」は29.6%と、講義型に比べて高くなっています。実施する場合、その方法は「拠点/部署単位で分ける」が16.7%と多く、「e-learning/マイクロラーニング」「ウェブセミナー（在宅）」での代替はそれ以下となっており、しかし、本稿では、必要な教育を従業員に届けられるよう、グループワークに利用できるWeb会議システムの特徴や、円滑に運営するための注意点をご紹介します。ぜひご活用ください。目次もともと、テレワークやオンライン研修の必要性は、2020年に開催予定だった東京オリンピックの際の交通機関や宿泊施設の混雑緩和のため、企業に認識されていました。しかし、新型コロナウイルスの影響により、前倒しで一気にそれらの需要が高まった形です。今後も、新型コロナウイルスの影響は続きます。しばらくは感染予防のため、大勢が集まる研修は難しいかもしれません。オンライン研修は、今回のような緊急事態に役立つのはもちろん、平時でも以下のようなメリットがあります。ただし、導入で、カレイドソリューションズの調査報告を元に、しかし、最近は一般的に講義というのは、講師が一方的に知識や情報を提供し、受講者がそれらを「受ける」ものです。対して、体験型の学習では、受講者は授業への「参加」を求められます。体験型の授業では、講師の話を聞くよりも、グループで他の受講者との意見交換をしたり、教えたり教わったり、といった時間が多く取られます。これらは、変化が速く複雑な現在のビジネス環境で競争に勝っていくために、これからの企業人材に必須のスキルです。今後、オンライン研修に使われるツールは体験型の研修をカバーする方向に進化を求められていくでしょう。現時点でも、オンライン研修に使えるWeb会議システムは数多くありますが、ここでは、なお、以下の内容は、2020年5月14日現在の情報に基づきます。今回ご紹介するのは、以下の5つです。以下より順番にご紹介していきます。Web会議システムの中では圧倒的に知名度が高いツールです。実際に、J.D.

Teams では、Microsoft 365 グループ、Exchange、SharePoint と OneDrive など、Teams 以外の Microsoft 365 の機能を利用して共同作業のシナリオを有効にしています。 Teams relies on additional Microsoft 365 capabilities such as Microsoft 365 groups , Exchange , SharePoint and OneDrive to enable collaborative scenarios. 今回の内容は、メイン画面のチームアイコンをクリックし、左下に表示される、画面右側に、プライベート、パブリック等の選択になるので、チームに名前をつけるという画面になるので、チームを作成していますと出るので、しばらく待つと、「作成完了です」と表示されます。チームを作成したら、メンバーを追加します。チーム名の右側の、参加しているメンバーを確認するには、チーム名の右側の3つのドットをクリックし、チームを管理を選択します。続いて、チャネルの追加を行います。チームとチャネルを作成したら、利用しているTeamsのライセンスにもよりますが、Teams内からエクセルファイルを作成する事ができます。参加者一覧ファイルの中には、チーム分けと、グループワークのチャネルへのアクセスリンクも記載しておきます。参加者にチーム一覧のファイルを共有しておくことで、自分がどのグループに参加するのかがすぐ分かりますし、万一ネット回線が落ちた場合でも、すぐに研修に戻る事ができます。参加者一覧ファイルは下記のようなイメージです。以上で運営側の事前準備は完了です。今回の内容はここまでとなります。弊社では、オンラインで実施できるチームビルディングコンテンツを提供しております。 ©2010-2020 株式会社HEART QUAKE パワーが実施した調査では、テレワークやリモート会議で最も利用されているWEB会議システムは、アメリカではZoomの一強(48%)、日本ではマイクロソフト（Skype（25％）、Microsoft Teams（16％））とZoom（30％）の二強構造であるという結果が出ています。主な特徴は以下のとおりです。最大の特長は、Zoomは研修を主催する1人がアカウントを持っていれば、他の受講者はアカウント作成の必要はなく、また、無料版の場合、録画はローカル（PC上）で行われるので、後から録画を共有したい場合には、LMS（学習管理システム）やYouTubeなどにアップするひと手間が必要ということになります。なお、Zoomは、一時期ニュースなどでセキュリティ面の危険性が指摘されたこともあり、利用をためらう方もいらっしゃるかもしれません。しかし、基本的な利用方法は公式サイトをご参照ください。なお、ブレイクアウトルームはホストのみが使用できる機能であるため、受講者はこの作業をする必要はありません。まず、画面右上のこれで「ブレイクアウトルーム」機能が使えるようになりました。全体向けの説明や講義が終わったら、ホスト（講師）が画面下部のメンバーのチームへの振り分けは、任意でも自動でも行うことができます。また、オプションでセッションの時間制限などを設定できます。なお、セッション中、ブレイクアウトセッションを以下のいずれかで終了し、メインセッションに戻ります。ここまでZoomの特長をご紹介しました。その他、今のところブレイクアウトルーム機能はないものの、同様のことができたり、無料でグループでのビデオ・音声通話、チャットができたりするツールをご紹介します。Microsoft Teamsは、Microsoftが提供するWeb会議システムです。ホスト（講師）も受講者もMicrosoftアカウントの取得が必要になります。主な特徴は以下のとおりです。Zoomのようなブレイクアウトルーム機能はありませんが、また、カレンダーとの連携と録画機能は利用できません。上記の機能については、Zoomに軍配が上がります。しかし、TeamsにはZoomにはない背景ぼかし機能があります。フォーマルな会議では、バーチャル背景よりも自然に感じられるため、重宝されるのではないでしょうか。なお、「Office 365」に含まれているアプリのため、すでに「Office 365」を導入済の場合は有料版の機能を利用することができます。基本的な利用方法は公式サイトをご参照ください。Google Meetは、Googleが提供するWeb会議システムです。もともとは「G suite」の機能の一部として提供されていましたが、新型コロナウイルスの影響でWeb会議の需要が高まったことを受け、単体の無料サービスとして利用できるようになりました。「G suite」ユーザーでない場合は、ホストも受講者もGoogleアカウントの取得が必要です。主な特徴は以下のとおりです。Googleカレンダー、Gmailと連携が可能なため、簡単に会議の予定作成や招待をすることができます。会議時間は、無料版でも制限がありません。ただし、この措置は2020年9月30日までの予定とされており、通常は60分です。また、字幕機能は英語のみとなっていますが、英語の聞き取りが苦手な受講者がいる場合や、万が一雑音が入ってしまった際のスムーズな進行の役に立つでしょう。基本的な利用方法は公式サイトをご参照ください。Cisco Webex Meetingsは、世界最大手のネットワーク機器開発会社、シスコシステムズが提供するWeb会議システムです。現在、新型コロナウイルスの影響によるテレワーク支援のため、無料版の機能が拡張されています。主な特徴は以下のとおりです。世界でトップクラスのシェアを誇るCisco Webex Meetingsは、慣れない人でも直感的に利用できる仕様となっています。加えて対応言語が豊富なので、よりスムーズな会議の進行やコミュニケーションをサポートしやすく、ユーザー数が多い理由もうなずけます。カレンダーとの連携は、無料版ではMicrosoft Teams、Slack、またはWorkplace by Facebookは可、Outlook とGoogle カレンダーは不可となっています。バーチャル背景、背景ぼかし機能はありますが、iPhone 7以降、iPad Proのみ対応しています。基本的な利用方法は公式サイトをご参照ください。Remoは、Remo社が提供するオンラインのカンファレンスサービスです。なお、無料版は提供されておらず、各有料コースの14日間無料トライアルのみとなっています。主な特徴は以下のとおりです。Remoの画面は、誰がどこにいるのか一目でわかる仕様になっています。（公式サイトより引用：Zoomの場合、受講者がブレイクアウトルームの各セッションを移動するには、ホスト（講師）が作業しなければならず、受講者には権限がありません。この点Remoでは、また、全体へ向けて、アナウンスや演台でプレゼンテーションする機能もあるため、例えば、講師が全体説明　→　グループワーク(1)　→　メンバーを入れ替えてグループワーク(2)　→　チームの代表者が全員に向けてプレゼンテーション　→　講師が総括　（→　研修終了後、話したい受講者同士で雑談）といった流れを作ることも可能です。なお、表示は英語のみとなっており、日本語対応はしていません。基本的な利用方法は公式サイトをご参照ください。オンライン研修の実施においては、リアルの集合研修とは異なる部分に気を配る必要があります。ここでは、オンライン研修をスムーズに進めるための注意点をご紹介します。オンライン研修では、リアルの集合研修よりも、表情や仕草など言葉以外によるコミュニケーションのハードルが上がります。コミュニケーションを円滑にし、スムーズに進行するには、事前にルールを決めておくことが大切です。例えば、以下のようなものが考えられます。オンライン研修には、声がこもって聞き取りづらい、発声してから相手に聞こえるまでに時差がある、周囲の雑音が入り込んでしまうなど、音声に関する問題がつきものです。音声が明瞭に聞こえないと聞き返しが増え、ストレスも溜まりますし、進行の妨げにもなります。音声の問題を軽減するには、以下のような方法が考えられます。新型コロナウイルスの影響でテレワークやオンライン授業が推進され、世界的にデータ通信量が急増しています。国内通信大手によると、2020年3月下旬の通信量（日中）は2月比で最大4割増加したとのことですオンライン研修中に回線が途切れたり、映像が乱れたりといったトラブルが起こることも十分考えられます。そのため、LINEや社内SNSなど、オンライン研修が長期間に及ぶと、良くも悪くも慣れと緩みが出てきます。一方で、オンラインでは常に自分や同僚・上司の顔を見続けるため、リアルとは異なる緊張感でストレスを感じることがあります。このような問題は、集合研修ができるような状況になれば、集合研修とオンライン研修をバランスよく実施することで解決できます。しかし、オンライン研修がメインとなる現在の状況では、例えば、オンラインで全体説明をした後、一定時間はオフラインとし、その間に課題について自分の考えをまとめ、その後オンラインでディスカッションをするなど、サボりにくい環境を作ったり、ストレス軽減のために、あえてオフラインの時間を取ってみたりするとよいでしょう。オンライン研修は、以前より遠隔地の教育やコスト削減、集合研修の代替手段といった面で以前から注目されていました。今年は新型コロナウイルスの影響で、少なくない企業が集合研修からオンライン研修へ切り替えを試みており、ますます需要が高まっています。最近は、アクティブラーニングなど体験型の授業で得られる学習効果が注目されています。体験型の授業のオンライン化は難しいと考えられがちですが、Web会議システムには複数人が参加できる、ディスカッションやグループワークに適した機能があるものがあります。そのようなWeb会議システムとして、以下を紹介しました。オンライン研修をスムーズに進めるための注意点は、以下のとおりです。オンラインでも体験型の研修を実施することにより、リアルの集合研修のように受講者同士の交流を促すことができます。特に、外出を自粛しなければならない状況の今は、仲間と話すことでストレスを解消する効果も期待できます。オフィスに行けずともモチベーションを保ち、前向きな気持ちで仕事に臨める助けになるでしょう。ぜひこの機会に自社に合ったWeb会議システムを探し、体験型研修の実施を検討してみてはいかがでしょうか。社員教育や人材開発を目的として、本書は、弊社が18年で1,200社の教育課題に取り組み、など、ｅラーニングを成功させるための具体的な方法や知識をぜひ、貴社の人材育成のためにご活用ください。© Copyright 2017

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